Organiser l’archivage des projets

Il est obligatoire de conserver des archives pour pouvoir prouver l’existence d’un droit ou l’exécution d’une obligation, afin de faire face à toute réclamation ultérieure éventuelle.

L’organisation de l’archivage doit s’articuler autour des délais légaux de recherche en responsabilité. Ces délais sont soit dictés par un texte législatif ou réglementaire, soit par des délais de prescription.

Seuls les documents indispensables seront conservés afin de réduire le volume tout en conservant un maximum d’archives à portée de main

Archivage des documents d’un projet

Ils doivent permettre d’apporter la preuve lors d’une recherche de responsabilité de l’entreprise. Ceci peut arriver en particulier dans le cadre de :

• l’année de garantie de parfait achèvement (1 an à compter de la date de réception)
• la période de garantie de bon fonctionnement (2 ans à compter de la date de réception)
• la période de garantie décennale (10 ans à compter de la date de réception), pour des désordres de nature décennale (rappel : qui compromettent la solidité de l’ouvrage ou le rendent impropre à sa destination)

Délais de conservation liés aux délais de prescription des responsabilités

Il n’y a pas de délai pour certains types de documents : plans, croquis, maquettes, Permis de construire

Le droit d’auteur est perpétuel, inaliénable et imprescriptible. Il se transmet aux héritiers de l’auteur à son décès (article L.121-1 du code de la propriété intellectuelle).

Dans un délai de 4 ans pour :

• les notes d’honoraires
• les demandes d’acomptes
• les décomptes généraux définitifs en marchés publics

C’est le délai pendant lequel l’architecte peut réclamer le paiement des honoraires à l’Etat, aux collectivités territoriales et à leurs établissements publics, dotés d’un comptable public.

Dans un délai de 10 ans pour :

• les comptes-rendus de chantier
• les ordres de service
• les procès-verbaux de réception
• les notices explicatives et descriptives
• les dossiers des ouvrages exécutés (DOE)
• les dossiers d’intervention ultérieure sur l’ouvrage (DIUO) réalisé par le coordonnateur SPS
• les attestations d’assurance des co-traitants et des sous-traitants.

C’est le délai pendant lequel la responsabilité décennale de l’architecte peut être engagée (article 2270 du code civil relatif à la responsabilité décennale).

Dans un délai de 30 ans pour :

• tous les contrats
• les avenants et les échanges de correspondance
• les notes d’honoraires de marchés privés

C’est le délai de prescription de la responsabilité contractuelle de droit commun de l’architecte. C’est également le délai pendant lequel il est possible de réclamer le paiement d’honoraires.

Rappel Une entreprise d’architecture entretient des relations contractuelles de natures diverses. Ces dispositions ne concernent pas seulement les contrats de maîtrise d’œuvre, mais toutes les natures de contrats de l’entreprise (conventions de co-traitance, contrats de travail, contrats d’études, etc…).

Les étapes de l’archivage

Il est important de procéder à l’archivage à chacune des étapes majeures du projet :

• la consultation en marchés publics : lorsque l’équipe est désignée lauréate de la consultation, on peut archiver les documents préparatoires de l’élaboration du projet. On conserve les documents qui constituent l’offre (note méthodologique, proposition de marché, éventuellement dans le cas du concours, documents présentant le projet), ainsi que les documents relatifs à la relation contractuelle (avis d’appel public à la concurrence, lettre de candidature, liste de questions, …)
• le permis de construire obtenu : on archive l’exemplaire original du PC ainsi qu’une copie de travail.
• les marchés de travaux : lorsque les marchés de travaux sont signés par la maîtrise d’ouvrage et l’entreprise, on peut archiver les éléments de mission précédents (APD, PRO et DCE)
• la réception : lorsque la réception est prononcée, on peut archiver les documents intermédiaires de gestion du chantier

Qui est responsable de l’archivage ?

Un chef de projet présent tout au long d’un projet est le gage d’un tri rationnel et maîtrisé au moment de l’archivage. Lorsqu’il y a changement de chef de projet lors des différentes phases d’études, puis au moment du chantier, la mémoire du projet se perd et les nouveaux arrivants répugnent parfois à prendre la responsabilité de trier les documents.

Des classeurs, des boîtes, des caisses…

Quand les caisses d’archives s’accumulent dans les locaux au fil des ans, personne n’a le courage d’opérer un tri indispensable : on stocke alors des volumes considérables de documents inutiles.

Lorsque l’archivage est réalisé au fur et à mesure, le volume de documents correspond à environ :

• 1 boîte d’archives au stade du permis de construire
• 2 boîtes pour l’ensemble des phases d’études
• 3 boîtes pour la phase chantier (y compris marchés de travaux et réceptions)

Soit, une caisse maximum par opération.

Garder l’information à portée de main

On garde les archives à portée de main pendant l’année de garantie de parfait achèvement pour pouvoir en disposer à tout moment pendant cette phase.

Après cette année, le risque d’être appelé en responsabilité décennale est moins important et on peut envisager d’éloigner les archives des postes de travail. L’idéal est de disposer d’un local pouvant accueillir les archives de l’entreprise. Si le local est situé sur le lieu de travail, il libérera la place au niveau des postes pour les nouvelles affaires.

Au-delà de la période décennale, le risque d’être interpellé en responsabilité contractuelle de prescription trentenaire est encore minoré et on peut délocaliser totalement les archives de l’entreprise.

Pour certains projets publics, on s’accordera avec les Archives Nationales. Sinon on peut recourir aux services de stockage d’entreprises spécialisées. Dans ce cas, il faudra accorder une grande importante à la nomenclature inscrite sur les contenants afin de faciliter l’accès aux documents.

Infos pratiques

Pour un simple stockage, il faut compter au minimum 1 m² (ou 2 m³) pour 20 caisses d’archives de format standard, 3 m² pour 50 caisses d’archives. Il s’agit de stockage simple, sachant que pour consulter ces archives sur place, il faut aménager le local avec une table et une chaise et donc prévoir 1 m² supplémentaire.

Les tarifs peuvent varier du simple au double d’un prestataire à l’autre (prix incluant l’assurance multirisque du local : vol, incendie, dégât des eaux, à l’exclusion de la reconstitution des archives qui est à assurer par le locataire).
En région parisienne ou Paris intra-muros, on constate les fourchettes de prix suivantes :

• de 54 € à 130 € TTC/mois pour 1 à 2 m²
• de 104 € à 250 € TTC/mois pour 5 m²

Pour une gestion plus sophistiquée des archives, on peut recourir aux services d’un gestionnaire qui assurera la nomenclature des archives au moment du stockage, ainsi que la recherche et la mise à disposition à l’entreprise sur demande des archives.